Kurzfassung: Der Verwaltervertrag ist ein Geschäftsbesorgungsvertrag nach § 675 BGB und rechtlich getrennt von der Bestellung nach § 26 WEG. Prüfen Sie vor allem vier Dinge: ob Vertragslaufzeit und Bestellungszeit zusammenpassen, wie vollständig der Sonderhonorarkatalog ist, auf wessen Namen die Gemeinschaftskonten laufen und wie hoch die Vermögensschaden-Haftpflicht gedeckt ist. Klauseln, die das Abberufungsrecht einschränken, sind unwirksam – § 26 Abs. 5 WEG ist zwingend.
Wann Sie prüfen sollten
Vor der Eigentümerversammlung, nicht danach. Der Vertragsentwurf oder zumindest die wesentlichen Eckpunkte gehören mit der Einladung an alle Eigentümer. Ein Bestellungsbeschluss, der die Konditionen offenlässt, ist anfechtbar.
Nehmen Sie sich für diese Checkliste eine Stunde. Sie entscheidet über drei bis fünf Jahre Zusammenarbeit und über mehrere tausend Euro.
1. Laufzeit und Verhältnis zur Bestellungszeit
Die Bestellung darf höchstens fünf Jahre umfassen, bei der ersten Bestellung nach Begründung von Wohnungseigentum höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 Satz 1 WEG). Die Wiederbestellung ist zulässig, der Beschluss darf aber frühestens ein Jahr vor Ablauf gefasst werden (§ 26 Abs. 2 Satz 2 WEG).
So sollte es sein: Vertragslaufzeit deckungsgleich mit der Bestellungszeit, mit identischem Anfangs- und Enddatum.
Warnsignal: Vertragslaufzeit länger als die Bestellungszeit. Dann läuft der Vergütungsanspruch weiter, obwohl das Amt geendet hat.
Warnsignal: Automatische Verlängerungsklauseln. Sie passen nicht zur Systematik der Bestellung und sind je nach Ausgestaltung angreifbar. Bestehen Sie auf einer klaren Endbefristung.
Empfehlung für den Einstieg: Zwei bis drei Jahre. Lang genug, dass sich die Einarbeitung für die Verwaltung lohnt, kurz genug, um ohne Konflikt korrigieren zu können.
2. Klauseln zum Abberufungsrecht
Diese Klauseln sind unwirksam:
- „Die Abberufung ist nur aus wichtigem Grund zulässig."
- „Der Verwaltervertrag endet frühestens zwölf Monate nach der Abberufung."
- jede Regelung, die die jederzeitige Abberufung einschränkt oder die Sechs-Monats-Grenze verlängert
§ 26 Abs. 5 WEG ist zwingendes Recht. Abweichende Vereinbarungen im Verwaltervertrag oder in der Gemeinschaftsordnung gehen ins Leere.
Warum es trotzdem wichtig ist: Solche Klauseln stehen in erstaunlich vielen Vertragsentwürfen – teils als Altbestand, teils in der Hoffnung, dass niemand nachschaut. Ihr Vorhandensein sagt etwas über die Sorgfalt der Verwaltung aus. Verlangen Sie die Streichung.
Umgekehrt zulässig und für Sie günstig: Eine Klausel, die eine kürzere Nachlaufzeit als sechs Monate vorsieht. Verhandeln Sie das – drei Monate sind erreichbar und sparen im Wechselfall vierstellige Beträge.
3. Vergütung: Bezugsgröße und Zählweise
Zu klären:
- Betrag pro Einheit und Monat – netto oder brutto? Ausdrücklich benennen.
- Was zählt als Einheit? Wohnungen, Gewerbeeinheiten, Garagen, Tiefgaragenstellplätze, Keller- und Hobbyräume?
- Gibt es einen Mindestumsatz pro Objekt? In welcher Höhe?
- Wann wird abgerechnet – monatlich, quartalsweise, jährlich im Voraus?
Warnsignal: Stellplätze werden als volle Einheiten gezählt. Bei 20 Stellplätzen und 30 Euro sind das 7.200 Euro im Jahr zusätzlich. Üblich ist ein reduzierter Satz von ein bis drei Euro pro Stellplatz.
4. Anpassungs- und Indexklauseln
So sollte es sein: Eine transparente Regelung, die den Anpassungsmaßstab und den frühesten Anpassungszeitpunkt benennt – etwa eine Kopplung an den Verbraucherpreisindex mit einer Schwelle und einer jährlichen Obergrenze.
Warnsignal: „Der Verwalter ist berechtigt, die Vergütung nach billigem Ermessen anzupassen." Das ist keine Regelung, das ist ein Blankoscheck.
Warnsignal: Fehlt jede Klausel und die Laufzeit beträgt fünf Jahre, wird die Verwaltung entweder von Anfang an einen Puffer einkalkulieren oder während der Laufzeit nachverhandeln wollen. Beides ist ungünstig. Eine maßvolle, klar begrenzte Anpassungsklausel ist besser als keine.
5. Der Sonderhonorarkatalog
Der wichtigste Punkt des gesamten Vertrags. Hier entstehen die realen Kostenunterschiede.
Der Katalog muss abschließend sein. Verlangen Sie eine vollständige Liste mit konkreten Beträgen oder klar definierten Berechnungsgrundlagen.
Prüfen Sie mindestens:
| Position | Worauf achten |
|---|---|
| Außerordentliche Eigentümerversammlung | Pauschale, meist 250–440 € – ist eine pro Jahr enthalten? |
| Begleitung von Baumaßnahmen | Prozentsatz (üblich 3–5 %) und ab welcher Bausumme |
| Sonderumlage | Pauschale, nicht prozentual |
| Bescheinigung nach § 35a EStG | Pro Einheit oder pauschal – idealerweise enthalten |
| Verwalterzustimmung bei Eigentümerwechsel | wer zahlt: Gemeinschaft oder Veräußerer? |
| Mahnwesen | ab welcher Mahnstufe kostenpflichtig |
| Versicherungsschäden | Pauschale statt Prozentsatz der Schadenssumme |
| Zusätzliche Objektbegehung | Stundensatz oder Pauschale |
| Kopien, Porto, Datenträger | sollte in der Grundvergütung enthalten sein |
Warnsignal: „Weitere Leistungen werden nach Aufwand abgerechnet" ohne Stundensatz und ohne Beispiele. Das ist unkalkulierbar.
Warnsignal: Prozentuale Vergütung bei Versicherungsschäden. Sie schafft einen Anreiz, den Schaden hoch anzusetzen.
Nicht jede Klausel über Zusatzvergütungen hält einer rechtlichen Prüfung stand; die Grenzen sind enger, als mancher Leistungskatalog vermuten lässt. Was in der Praxis aber immer hilft: Streichen Sie überzogene Positionen vor Vertragsschluss, statt später darüber zu streiten.
6. Enthaltene Leistungen konkret benennen
Legen Sie im Vertrag fest:
- Anzahl der ordentlichen Eigentümerversammlungen pro Jahr (mindestens eine, § 24 Abs. 1 WEG)
- Anzahl der Objektbegehungen pro Jahr, idealerweise zwei
- Frist für die Jahresabrechnung – etwa „bis spätestens 30. Juni des Folgejahres". Ohne Frist haben Sie im Streitfall keinen Maßstab.
- Frist für den Wirtschaftsplan
- Umfang der Rechnungsprüfung durch den Beirat und Zeitpunkt der Belegvorlage
Faustregel: Was nicht ausdrücklich genannt ist, ist im Zweifel Sonderleistung.
7. Kontoführung
So muss es sein: Die Konten der Gemeinschaft lauten auf den Namen der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Die Verwaltung ist verfügungsberechtigt, nicht Kontoinhaberin.
Warnsignal: Treuhandkonto oder Konto auf den Namen der Verwaltung. Bei einer Insolvenz der Verwaltung kann das Gemeinschaftsvermögen in die Insolvenzmasse fallen. Das ist der gravierendste Fehler, den ein Verwaltervertrag enthalten kann.
Weiter zu regeln:
- Getrenntes Konto für die Erhaltungsrücklage
- Wem stehen die Zinserträge zu? Der Gemeinschaft.
- Wer erhält Kontoauszüge oder Online-Einsicht? Idealerweise der Beiratsvorsitzende mit Leserecht.
8. Vollmachten und Betragsgrenzen
Die Verwaltung braucht Handlungsspielraum für den laufenden Betrieb – aber begrenzt.
So sollte es sein: Eine Betragsgrenze pro Einzelfall, bis zu der die Verwaltung ohne Beschluss beauftragen darf. Übliche Größenordnung: 1.000 bis 3.000 Euro je nach Objektgröße, plus eine gesonderte, höhere Grenze für Notmaßnahmen zur Gefahrenabwehr.
Warnsignal: Unbegrenzte Vollmacht oder eine Grenze, die im Verhältnis zum Jahresbudget der Gemeinschaft sehr hoch liegt.
Ebenfalls regeln: Darf die Verwaltung Rechtsanwälte mandatieren? Wenn ja, bis zu welchem Streitwert und mit welcher Informationspflicht gegenüber dem Beirat?
9. Versicherungsschutz der Verwaltung
Verlangen Sie den Nachweis einer Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung und lassen Sie sich die Police vorlegen – nicht nur eine Zusage.
Orientierung: Die Deckungssumme sollte in einem sinnvollen Verhältnis zum verwalteten Vermögen stehen. Für mittlere Gemeinschaften sind mindestens 500.000 Euro je Schadensfall ein vertretbarer Ausgangspunkt; bei größeren Objekten und hoher Erhaltungsrücklage entsprechend mehr.
Zusätzlich prüfen: Betriebshaftpflicht, gegebenenfalls Vertrauensschadenversicherung. Die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit der Verwaltung ist ein anerkanntes Auswahlkriterium.
Klausel im Vertrag: Verpflichtung, den Fortbestand des Versicherungsschutzes jährlich unaufgefordert nachzuweisen.
10. Erreichbarkeit und Reaktionszeiten
Der häufigste Anlass für Unzufriedenheit – und fast nie im Vertrag geregelt.
Nehmen Sie auf:
- Feste Sprechzeiten mit Wochentagen und Uhrzeiten
- Notfallnummer außerhalb der Geschäftszeiten
- Zugesagte Reaktionszeit auf schriftliche Anfragen, etwa fünf Werktage
- Benannter Sachbearbeiter mit Vertretungsregelung
Eine sehr aufschlussreiche Frage vor Vertragsschluss: Wie viele Einheiten betreut ein Sachbearbeiter? Werte deutlich über 500 Einheiten pro Person sind ein belastbarer Indikator dafür, dass Erreichbarkeit ein Problem wird.
11. Datenübergabe bei Vertragsende
Diese Klausel schreiben Sie für den Tag, an dem Sie wieder wechseln.
Aufnehmen:
- Frist für die vollständige Herausgabe nach Vertragsende, etwa vier Wochen
- Übergabe der Buchhaltung in einem auswertbaren Format, nicht nur als PDF-Sammlung
- Verpflichtung zur Erstellung der Schlussabrechnung für den verwalteten Zeitraum
- Klarstellung, dass sämtliche Daten Eigentum der Gemeinschaft sind
- Mitwirkung bei der Umschreibung der Kontovollmachten
Warnsignal: Eine Klausel, die für die Übergabe ein gesondertes Honorar vorsieht. Die Herausgabepflicht folgt aus §§ 675, 667 BGB und ist keine zusätzlich zu vergütende Sonderleistung.
Warnsignal: Ein vertraglich eingeräumtes Zurückbehaltungsrecht an den Unterlagen der Gemeinschaft.
12. Digitale Zugänge und Datenhoheit
Immer wichtiger, weil Verwaltungen zunehmend eigene Portale einsetzen.
Zu regeln:
- Erhält die Gemeinschaft ein Portal? Wer hat welchen Zugriff?
- Wem gehören die im Portal gespeicherten Daten? Der Gemeinschaft.
- Export der Daten bei Vertragsende in maschinenlesbarer Form
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO – die Verwaltung verarbeitet personenbezogene Daten der Eigentümer und Mieter
- Aufbewahrungsfristen und Löschkonzept
Warnsignal: Kein Auftragsverarbeitungsvertrag oder ein Portal ohne Exportfunktion.
Prüf-Checkliste zum Mitnehmen
- Vertragslaufzeit = Bestellungszeit, feste Endbefristung
- Keine Klauseln zur Einschränkung des Abberufungsrechts
- Nachlaufzeit nach Abberufung verhandelt (kürzer als sechs Monate)
- Vergütung: netto/brutto eindeutig, Zählweise der Einheiten geklärt
- Stellplätze mit reduziertem Satz
- Mindestumsatz pro Objekt bekannt
- Anpassungsklausel transparent und begrenzt
- Sonderhonorarkatalog vollständig und abschließend
- Eine außerordentliche Versammlung pro Jahr enthalten
- Fristen für Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan im Vertrag
- Konten auf den Namen der Gemeinschaft
- Erhaltungsrücklage separat geführt
- Betragsgrenze für eigenständige Beauftragung definiert
- Vermögensschaden-Haftpflicht nachgewiesen, Deckungssumme angemessen
- Reaktionszeiten und Sachbearbeiter benannt
- Herausgabepflicht bei Vertragsende ohne Zusatzhonorar
- Datenexport in auswertbarem Format zugesagt
- AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO vorhanden
- Zertifizierung nach § 26a WEG nachgewiesen
Häufige Fragen
Wer unterschreibt den Verwaltervertrag? Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, vertreten durch eine im Beschluss ausdrücklich ermächtigte Person – üblicherweise der Beiratsvorsitzende. Der Beschluss über den Vertragsabschluss ist ein eigener Tagesordnungspunkt neben der Bestellung.
Muss der Vertragsentwurf allen Eigentümern vorliegen? Die wesentlichen Eckpunkte – Vergütung, Leistungsumfang, Laufzeit – müssen bekannt sein, damit die Eigentümer eine informierte Entscheidung treffen können. Am sichersten ist es, den vollständigen Entwurf der Einladung beizufügen.
Können wir den Vertrag später ändern? Nur einvernehmlich und auf Grundlage eines Beschlusses. Deshalb lohnt die Prüfung vorher.
Was, wenn die Verwaltung Änderungen ablehnt? Das ist eine Information über die künftige Zusammenarbeit. Bei drei Vergleichsangeboten haben Sie Verhandlungsspielraum – mit nur einem Angebot nicht.
Gilt der Vertrag automatisch weiter, wenn wir wiederbestellen? Nicht automatisch. Bestellung und Vertragsschluss sind getrennte Vorgänge und brauchen jeweils einen eigenen Beschluss.
Nächster Schritt
Verhandlungsspielraum entsteht durch Auswahl. Beschreiben Sie Ihr Objekt einmal, und wir vermitteln Ihnen den Kontakt zu passenden Hausverwaltungen aus Ihrer Region – damit Sie beim Vertrag vergleichen statt akzeptieren.
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Weiterführend: Was kostet eine Hausverwaltung? · Vergleichsangebote bei der Verwalterbestellung · Verwalter abberufen
Dieser Beitrag gibt allgemeine, unverbindliche Informationen wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Ob eine konkrete Vertragsklausel wirksam ist, hängt von ihrer genauen Formulierung und den Umständen ab; die genannten Beträge und Deckungssummen sind Orientierungswerte ohne Anspruch auf Vollständigkeit. Lassen Sie Verträge mit erheblichem Volumen anwaltlich prüfen. Rechtsstand: März 2026.
Quellen: §§ 24, 26, 26a, 27, 28 WEG; §§ 667, 675 BGB; Art. 28 DSGVO; § 35a EStG.